כל מי שכותב מאמרים אקדמיים, ספרי עיון, עלוני מידע מקצועיים ועוד נזקק להערות שוליים. נתקלתי גם בסופרים שהשתמשו בהערות שוליים כדי לשמור על קצב הסיפור, כאשר חשבו שהיכרות עם מושג, עם נושא או עם ספר קודם בסדרה הכרחיים להבנה.
איך משלבים הערות שוליים? כל מי שמשתמש יתמה על השאלה: מכרטיסיית "הפניות" בוחרים "הוסף הערת שוליים". לוחצים, והסמן עובר לתחתית העמוד שם רשום מספר הערת השוליים. כל שנותר הוא להוסיף את תוכן ההערה.
אכן, אם זה מה שאנחנו רוצים: הערה בתחתית העמוד המזוהה על ידי מספר. כדי להחליט מה מתאים לנו ביותר, בפוסט זה אני סוקרת את האפשרויות.
ליותר אפשרויות – נפתח אחרת
נפתח את מפעיל תיבת דיאלוג, שאותו כבר הכרנו בפוסטים קודמים: אותו חץ שקוע קטן בפינה השמאלית למטה, בקבוצת "הערות שוליים".
נקבל את החלון הבא:
נוכל לשנות את הגדרות ברירת המחדל לכל הגדרה שמתאימה לנו, וללחוץ על כפתור "החל" בלי לכתוב הערת שוליים בעת ביצוע ההגדרה, או "הוסף" וכבר לכתוב את הערת השוליים.
אין צורך לחזור על הבחירה עבור כל הערת שוליים בנפרד. מעכשיו, הגדרות אלה יחולו כאשר נלחץ על כפתור "הוסף הערת שוליים", באותו מסמך (בלבד!).
ההרפתקנים יכולים לעצור כאן, ולהתחיל להתנסות. למי שמעדיף לדעת לְמה לצפות לפני ההתנסות, להלן האפשרויות:
הערות שוליים או הערות סיום?
ההתנהגות זהה, ההבדל הוא רק במיקום הערות השוליים: בתחתית העמוד שבו הם מצוינים או במרוכז בסוף המסמך.
הערות שוליים יכולות להיות ממוקמות גם "מתחת לטקסט", במקום בתחתית העמוד. לרוב זה ייראה זהה, אולם אם עמוד אינו מלא, אפשר לראות את ההבדל:
הערות סיום ממוקמות כברירת מחדל בסוף המסמך, אך פה אפשר לבחור למקם אותן בסוף מקטע – פקודה בכרטיסיית פריסת עמוד, שבאמצעותה אפשר לבצע הגדרות שונות ברמת עמוד (על חשיבותה ועל אופן העבודה איתה בפוסט מהם מקטעים, ולמה לא נוכל לכתוב מסמכים ארוכים בלעדיהם).
כך או כך, ההחלטה על הערות שוליים או על הערות סיום הפיכה: נלחץ על כפתור "המרה", נבחר מה נרצה להמיר, וניתן לוורד לעשות העבודה.
מציין הערת השוליים
בהערות השוליים לא חייבים להשתמש במספרים, ואם משתמשים במספרים – לא בהכרח צריך להתחיל מ־1.
נתחיל בבחירת תבנית מספר, מתוך מגוון האפשרויות המוצע:
לאחר שבחרנו את התבנית הרצויה, נוכל לשנות בשדה "התחל מ" את ערך ההתחלה (הערך המוצע ישתנה על פי התבנית שבחרנו).
אבל טרם סיימנו – נוכל לבחור אם התבנית תמשיך באופן רציף לאורך כל המסמך, תתחיל מחדש בכל מקטע או תהיה נפרדת לכל עמוד. הגדרה זו תישמר גם תוך כדי עריכה, ואם הגדרנו למספר מחדש בכל עמוד, ובעת עריכה הערת השוליים תשנה מיקום, גם מספרה ישתנה.
האפשרות האחרונה פחות שגורה, והיא לא מתאימה למסמכים אקדמיים: אם הערות השוליים מעטות, נוכל לבחור סימן במקום תבנית. נקליד בשדה או נלחץ על כפתור "סימן" ונבחר משם.
ואם נרצה לשנות את הבחירה?
היות שההגדרה על הערות שוליים (או סיום) אחידה למסמך, כל שעלינו לעשות זה לפתוח את מפעיל תיבת הדיאלוג של הערות השוליים, להגדיר מחדש וללחוץ על כפתור "החל". הערות שכתבנו ישתנו לתבנית החדשה, וכל הערת שוליים שנוסיף תהיה על פי התבנית החדשה אף היא.
שימו לב! בגרסאות שונות של אופיס, גם אחרי עדכונים, יכולים להיות שינויים במיקום ואפילו בשם של הכלים המתוארים. לכן, ייתכן שהמוצג על המחשב שלכם ייראה שונה מצילומי המסך בפוסט. השתמשו ב"עזרה" כדי לאתר את מיקום ההגדרה בגרסה שלכם.
כאשר אתייחס ליכולות החדשות בגרסת 365 של אופיס אציין זאת, כדי לחסוך למי שעובד עם גרסאות קודמות חיפוש לשווא.
זהו פוסט נישה, שכן השימוש בהערות שוליים אינו נפוץ ברוב סוגי הכתיבה. אולם גם למי שזקוק לנישה מגיעה תשומת לב. ספרו לי מה הנישה שלכם, ואנסה להתאים לה פוסטים עתידיים.
4 תגובות
תודה
האם אפשר לעשות שני שכבות הערות שוליים
דהיינו שני הערות שוליים נפרדות באותו הדף כאשר לכל אחת מספור משלה
שלמה – התשובה בקצרה היא לא. אפשר לעשות הערות שוליים והערות סיום (שיכולות להיות בסוף מקטע או בסוף מסמך) ולתת לכל אחת מיספור אחר; אפשר גם לשנות סוג מיספור הערות השוליים בין מקטעים. אבל כהערת שוליים בלבד צריך להצמד למיספור אחיד.
אפשר להתפתל ולעשות מניפולציות עם שדות ולנסות להשיג האפקט שביקשת, אבל לא בטוח שאפשר יהיה להשיג תוצאה נקיה שתשמור על הסדר ומעברי עמודים וכד' בעת עריכה. ניסיתי לשחק עם מקטעים רציפים, שאמנם מאפשרים להגדיר סוג מיספור שונה בכל מקטע, אבל מתעקשים להמשיך המיספור (הערה במקטע I תהיה 1 ובמקטע II תהיה ב – ולא ניתן להחליף ה-ב ב-א).
אם אין הרבה הערות "חריגות" אפשר לשקול להחליף הערות שוליים בקופסאות טקסט בצד הטקסט הרציף.
יתכן שאוכל להציע לך מעקפים אחרים, אם אבין הסיבה לשאלה.
תודה על הכתוב עוזר מאוד
שאלתי היא כיצד ניתן לשנות את הקו המפריד [זה שלפני ההערה] כלומר להעלות אותו כדי שיהיו יותר הערות בעמוד זה
התשובה המהירה היא שלא ניתן לשלוט במיקום המוקצה להערות שוליים. וורד מחשב את גודל הערות השוליים ומיקומן בטקסט ומחליט מה נשאר על אותו עמוד ומה עובר (עם הטקסט) לעמוד הבא.
במקרים חריגים של הערות מאוד ארוכות, וורד יחליט לשבור הערה בין שני עמודים.
יש סיבה שוורד לוקח על עצמו לעשות החישובים – כך ניתן לעדכן ולשנות ככל שממשיכים לערוך המסמך, ולהבטיח שההפניה להערת שוליים והערת השוליים עצמה נמצאות על אותו עמוד.
קיימים לנו שני אופנים להשפיע על הערות השוליים:
1. הערות שוליים הן סגנון. לרוב הסגנון הראשי של המסמך עם הקטנת הגופן. ניתן לשנות/לערוך הסגנון כך שיותר מידע יכנס לשורה.
2. ניתן לשלוט בקו המפריד – לא מיקומו אבל צורתו וגודלו והרווח בינו לטקסט, שכן הקו המפריד יושב בפיסקה ומקבל כל ההגדרות שאפשר להחיל על פיסקה. אופן הביצוע מוזר:
א. באופן לא הגיוני, צריך לעבור לתצוגת טיוטה (Draft) מכרטיסיית תצוגה.
ב. לחזור לכרטיסייה של הערות (References) ולבחור להציג הערות שוליים
ג. העמוד יחולק לשניים וההערות יוצגו למטה. מעליהן שדה בו ניתן לבחור ארבע הגדרות הקשורות לקו המפריד.
מקווה שיעזור לך – אם לא כפתרון ישיר לשאלתך, לפחות להבין מה קורה ולמה.
(התשובה יחד עם צילומי מסך נשלחה במייל)