שורת המצב נותנת לנו מידע תוך כדי עבודה

What's up Doc?

שורת המצב היא הסרגל / המסגרת התחתונה בכל חלון של תוכנות אופיס. מטרתה: הצגת מידע מסייע ולעיתים גם גישה מהירה לפירוט של אותו סוג מידע. אל תתעלמו ממנה, היא חלק מכלי העבודה שמסייעים לנו במהלך כתיבת מסמכים.

שורת המצב

כברירת מחדל, בוורד מוצגים כמה נושאים, אולם קיימת רשימה גדולה יותר של אפשרויות, שממנה נוכל לבחור (או לבטל בחירה).

התאמה אישית של שורת המצב

להלן רשימת הבחירה, המופיעה בקליק ימני של העכבר על שורת המצב:

התאמה אישית של שורת המצב

מה שמסומן ב"וי" מוצג – חלק מוצג תמיד, חלק מוצג רק כשמופעל.

נבצע בחירה או ביטול בחירה על ידי קליק על הפריט שברשימה. כל התאמה שנבצע בשורת המצב נשמרת ונשארת באותו מחשב, בכל פתיחה של וורד.

עקרונית אני יכולה לסיים את הפוסט כאן, תוך המלצה שתנסו לסמן או לבטל פריטים, עד שתגיעו לשורת המצב שמשרתת אתכם ללא מידע מיותר – הרי לא גוזל הרבה זמן, ולא יכול להזיק. אז מי שרוצה יכול להפסיק כאן, וללכת להתנסות.

בכל זאת יש כמה דברים מומלצים או שהם מעבר לרשימה, ועל כן בהמשך מודגמות כמה מהאפשרויות ומוסבר למה אני מקפידה לסמנן:

התמצאות במכלול המסמך

במסמכים מורכבים, הכוללים לא רק עמודים רבים אלא גם מקטעים, שבהם שינינו מספור שיתחיל לאחר עמוד כותרת ותוכן, חשוב שנדע שהעכבר ממוקם במקום הנכון לפעולה שאנחנו רוצים לבצע – למשל פעולות על מקטעים (ראו בפוסט מהם מקטעים, ולמה לא נוכל לכתוב מסמכים ארוכים בלעדיהם). פעולות אלה דורשות הקפדה על כך שאנחנו נמצאים במקטע הנכון, וזה לא תמיד ברור ויזואלית.

כל המקטע הראשון של אפשרויות שורת המצב מיועד בדיוק לכך:

עוד התאמה אישית של שורת המצב

מספר עמוד ומספר מקטע – כמובן. אולם מספר עמוד אינו אבסולוטי, כפי שמודגם בצילום המסך שלמעלה.

אם בתחילת המסמך העמודים אינם ממוספרים (כגון עמוד כותרת או עמוד תוכן עניינים) או אם יש עמודים שממוספרים אחרת (למשל ספרות רומיות לתודות ולתקצירים), הרי העמוד הרשום – זה שיופיע כמספר עמוד בתוכן העניינים – יהיה שונה ממיקומו במסמך. זהו מספר עמוד מעוצב. בכל זאת נצטרך לדעת כמה עמודים במסמך, ואיפה אנחנו ביחס לסך גודל המסמך – ובשביל זה קיים מספר עמוד.

האפשרויות האחרות מיועדות למקרים מאוד ספציפיים, שמסומנים אצלי כדי שיום אחד אמצא בהם שימוש.

ספירה

לעיתים אנו מוגבלים בגודל הטקסט שלנו – מספר מילים מינימלי ו/או מקסימלי. לפעמים גם מספר התווים חשוב (מישהו אמר טוויטר?). יש גם הוצאות לאור, מתרגמים ועורכים שנעזרים במידע זה לצורך תמחור.

נוכל להחזיק ספירה שוטפת מול העיניים.

ספירת מילים ותווים

צריכים מידע מפורט יותר הקשור לספירה? בקליק (שמאלי) על אחת מהאפשרויות המוצגות בסרגל, נקבל חלונית שבה מידע סטטיסטי מלא על המסמך.

שימו לב שאפשר לבחור אם להציג מידע הכולל הערות שוליים ומידע בקופסאות טקסט או לא; אבל אי אפשר לבחור רק הערות שוליים ללא קופסאות טקסט.

סטטיסטיקה בספירת מילים

קשור עריכה

בדיקת איות ושפה

הצגת שפה מקבילה לשפה המוצגת בסרגל החלונות, והיא לא מרגשת. אולם הצגת בדיקת איות ודקדוק מסייעת. הכפתור משתנה בהתאם למצב המסמך:

אין שגיאות:

אין שגיאות

יש שגיאות:

יש שגיאות

קליק שמאלי על הסימון בסרגל כאשר הוא מעיד שקיימות שגיאות יפתח חלונית בצד, שבה נוכל לראות את השגיאות באופן מרוכז ולתקנן. במסמך ארוך, שבו ייתכן שנפספס את הקו האדום המעיד על שגיאות כתיב, העבודה עם שורת המצב מגנה עלינו.

מי שכותב באנגלית, יקבל אינדיקציה גם לשגיאות דקדוק.

תצוגה

מהאפשרויות השימושיות ביותר שבסרגל:

אפשרויות תצוגה

כך נוכל בחור בין סוגי התצוגות השונים, במקום להגיע לכרטיסיית "תצוגה" ברצועת הכלים. בפוסט שאכתוב בהמשך יפורט על התצוגות השונות, ולְמה כל אחת משמשת. בינתיים, אתם מוזמנים לנסות ולגלות.

אפשרויות תצוגה בשורת המצב

החלק של הזום משמש אותי יותר מאשר כל אפשרות אחרת בשורת המצב.

זום בשורת המצב

אפשר להתאים את הזום באמצעות הזזת הסמן בסרגל הגלילה, אולם למי שאין סבלנות לניסוי וטעייה (כמוני) עשו קליק שמאלי על רישום האחוז שלצד סרגל הגלילה.

חלונית זום

בחלון שנפתח נוכל לבחור בין אפשרויות זום שונות – מבחינתי המנצחת היא רוחב עמוד. כאשר נבחר הצגת רוחב עמוד, וורד מחשב את הברוטו של המסמך – שוליים, הערות, מעקב אחר שינויים – ואז מציג הכול, תוך ניצול מקסימלי של רוחב המסך.

השימוש בזה שוטף תוך כדי עבודה על מסמכים ארוכים: לא פעם אנחנו מתחילים עם הטקסט בלבד, ואז צריכים להוסיף הערות ופתאום יש אזורים מוסתרים; לפעמים מסמך יכלול עמודי אורך ורוחב – בכל אחת מההצגות האלה המקום על המסך משתנה.

וגם

עוד כמה אפשרויות שיכולות לשמש אותנו:

עוד אפשרויות לשורת המצב

בעבודה עם אחרים, חשוב שמעקב אחר שינויים יהיה מופעל, כדי שאפשר יהיה לעקוב אחר התיקונים שנעשו ולדעת מי עשה אותם.

אם מנצלים את העבודה בענן – חשוב שנדע מהו סטטוס הסנכרון, ואם קיימים עדכונים שטרם שולבו במסמך. גם כשנסמן אפשרויות אלה, הן יוצגו בסרגל רק כשיש בעיה או בעת עבודה בו־זמנית.

אזהרות:

אם לחצנו בטעות על המקש Caps Lock או אם אנחנו עובדים במצב דריסה – גם אלה יוצגו רק במידת הצורך, כדי לא לתפוס מקום מיותר על שורת המצב.

בודק הנגישות מזכיר לנו להיות מודעים לכך שהמסמך יכול להיות בעייתי לאנשים בעלי מגבלות. פירוט על נושא הנגישות בפוסט מודעות לנגישות.

מצב בחירה יוצג רק כאשר נפעיל בחירה של טקסט בעזרת לוח המקשים – פירוט על כך בפוסט שאכתוב בהמשך (קיצורי מקשים חלק 2).

שימו לב! בגרסאות שונות של אופיס, גם אחרי עדכונים, יכולים להיות שינויים במיקום ואפילו בשם של הכלים המתוארים. לכן, ייתכן שהמוצג על המחשב שלכם ייראה שונה מצילומי המסך בפוסט. השתמשו ב"עזרה" כדי לאתר את מיקום ההגדרה בגרסה שלכם.

כאשר אתייחס ליכולות החדשות בגרסת 365 של אופיס אציין זאת, כדי לחסוך למי שעובד עם גרסאות קודמות חיפוש לשווא.

מה הכי שימושי לך בשורת המצב? גילית כאן משהו חדש ששווה לשתף עם אחרים?

שיתוף ב facebook
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

  אולי יעניין אותך גם

   לשירותי עריכה לשונית, עריכה ספרותית או עריכה אקדמאית 

דילוג לתוכן