הרקע האפור של הטקסט המקושר מעיד על היותו שדה, כלומר אלמנט שיכול להשתנות. בקרביים של השדה רשומים שם המסמך ומיקומו במנהל הקבצים. לפי הגדרות התצוגה אצל כל אחד, ייתכן שיהיה אפור רק כאשר משהים את הסמן עליו, או בכלל לא נראה את השדה (לא מומלץ).

לא רק טקסט אלא גם עיצוב ואפילו סגנונות יתווספו כמו במקור. אפשר, כמובן, לערוך את העיצובים במסמך העבודה. חשוב להיות מודעים לכך שאם נערוך את העיצוב במסמך העבודה כבר לא יוצגו שינויי עיצוב במסמך המקור, אלא רק טקסט.

עדכון במסמך העבודה כאשר הטקסט של הסימנייה במסמך המקור משתנה

כל שינוי בטקסט הסימנייה במקור יתבטא במסמך העבודה – אבל לא אוטומטית. כמו שמוסבר בפירוט בפוסט על הפניות מקושרות (מי שלא רגיל בעבודה עם שדות כדאי שיעבור על הפירוט שם, בפרק "הפניות מקושרות דינמיות – אבל איך הן מתעדכנות?"). בתמצית, צריך לעמוד על השדה או לבחור את כל המסמך וללחוץ על מקש F9. אם בוחרים את המסמך כולו, הלחיצה על F9 תעדכן את כל השדות במסמך, ולא רק סימניות.

אחרי העדכון חובה לבדוק את התוצר המעודכן, כדי לוודא שאכן לא נכנס במסמך המקור טקסט מיותר בין הסוגריים המרכיבים את הסימנייה.  

רפואה מונעת: על הודעות שגיאה ושיתוף עם אחרים

מה עושים כאשר עם פתיחת המסמך או בעדכון יזום של הסימנייה מופיעה הודעת שגיאה במקום תוכן הסימנייה? הסיבה נעוצה בחוסר גישה למסמך המקור. שינינו את שם מסמך המקור או את מיקומו? שלחנו את המסמך למישהו במייל? במקרים כאלה או דומיהם, שדה הסימנייה לא מזהה את מסמך המקור ומוציא הודעת שגיאה.

על כן, נדרשת מודעות ופעולה מונעת כדי שלא יקרה. מה שנעשה תלוי במטרה.

כאשר נרצה להבטיח שלא יתעדכן, אבל לא למנוע עדכון בעתיד, נשתמש בצירוף המקשים Ctrl+F11. הצירוף פועל כמתג – אם השדה נעול, הצירוף יפתח אותו לאפשר עדכונים; אם השדה פתוח, הוא יינעל.

כאשר נרצה לבטל גישה למסמך המקור – גם אם בטעות – נלחץ על צירוף המקשים Ctrl+Shift+F9. השדה ייעלם והכתוב בו יתווסף לרצף הטקסט שבמסמך. פעולה זו איננה הפיכה.